E-mail to jedna z podstawowych form kontaktowania się z innymi. Zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym wiadomość e-mailowa to nie tylko szybki i wygodny, ale także (bardzo często) darmowy sposób kontaktu. Każdy z nas dostaje i wysyła coraz więcej e-maili. To sprawia jednak, że odróżnienie ważnych wiadomości od spamu pochłania nam coraz więcej czasu. Podobny problem mamy nie tylko my sami, lecz także osoby czytające e-maile wysłane przez nas.

Aby „ułatwić” życie nam oraz odbiorcom naszych e-maili, warto przyswoić sobie kilka podstawowych zasad ich pisania. Myślę, że można zastosować je nie tylko w korespodencji biznesowej, ale także w kontaktach prywatnych. Pisząc zatem kolejnego e-maila w jakiejkolwiek sprawie, która jest dla Ciebie ważna, i jeśli zależy Ci, aby Twoja wiadomość nie została potraktowana jako spam oraz nie zanudziła odbiorcy na śmierć, pamiętaj o kilku następujących zasadach:

1. Zmień ustawienia tak, aby czytający Twojego e-maila wiedział, kim jesteś oraz dla jakiej firmy pracujesz. Najlepiej będzie, jeśli w polu „Od:” podasz imię, nazwisko oraz nazwę firmy. Nie powinno zabraknąć też sygnatury z informacjami takimi, jak numer telefonu, adres firmy, adres strony internetowej.
2. W temacie wiadomości podaj krótko, czego ona dotyczy. Nie rób z tego tajemnicy. Ktoś, kto dostaje każdego dnia dzisiątki e-maili będzie Ci wręcz wdzięczny za ułatwianie mu w ten sposób pracy.
3. W treści e-maila opisz konkretnie i rzeczowo, czego on dokładnie dotyczy. Jeśli nie wiesz, od czego najpierw zacząć, spróbuj wyobrazić sobie, co może pomyśleć druga osoba w momencie, gdy otworzy maila od Ciebie. Lub przypomnij sobie, co w pierwszej chwili myślim sam, gdy czytasz wiadomości od innych. Czy czytając kolejne fragmenty tekstu nie zadajesz sobie podświadomie pytania „No dobra, ale co z tego?” lub „Czy to mnie naprawdę dotyczy” albo „Czy mogę mieć z tego jakieś korzyści?”? Możesz być pewien, że podobne pytania będzie stawiać sobie osoba czytająca Twoje wiadomości. Twoim zadaniem jest zatem dostarczenie jej wystarczających odpowiedzi na te proste pytania. Tylko tyle, nic więcej…
4. Unikaj zdań długich i wielokrotnie złożonych.
5. Używaj czynnej formy czasowników zamiast biernej.
6. Zrezygnuj z załączników o dużych rozmiarach, a formatując cały tekst pamiętaj, aby dał się on łatwo czytać.
7. Nie pisz DUŻYMI LITERAMI. To tak, jakbyś krzyczał i był zdenerwowany.
8. Przed wysłaniem przeczytaj cały tekst przynajmniej raz i sprawdź, czy nie ma w nim błędów ortograficznych, stylistycznych itp.
9. Wysyłając wiadomość do wielu osób jednocześnie, wpisuj adresy do pola BCC, zamiast CC.

Źródło: emailreplies.com

Pracujesz jako wolny strzelec i możesz pochwalić się ciekawymi doświadczeniami, a mimo tego nie jesteś w stanie zatrzymać swoich klientów przy sobie? Jesteś przekonany, że z Twoimi referencjami nie powinieneś mieć problemów ze znalezieniem nowych projektów? Współpracowałeś już z wieloma różnymi zleceniodawcami, a mimo tego wciąż wydaje Ci się, że nie byli oni do końca zadowoleni z Twoich usług, nawet jeśli zlecenie zostało wykonane, jak należy?

Jeśli tak, to być może powinieneś zastanowić się, czy przyczyną tego stanu rzeczy nie jest sposób, w jaki komunikujesz się z klientem w trakcie prac. W tym celu polecam artykuł na www.wakeuplater.com “Client Communication: The Most Important Part of Freelancing”. Artykuł ten porusza ważny aspekt freelancingu, a mianowicie komunikację z klientem i podkreśla on fakt, że odpowiednie relacje ze zleceniodawcą są równie ważne, jak doświadczenie i talent. Autor Samuel wymienia tu kilka podstawowch zasad, które z pewnością nie tylko usprawnią pracę nad projektem, lecz także sprawią, że klient będzie darzył Cię większym zaufaniem:

1. Odpowiadaj na maile szybko (i nie odkładaj tego na np. następny dzień) nawet jeśli wydaje Ci się, że jest to zbędne.

2. Przejmuj inicjatywę: informuj klienta o ważniejszych postępach w pracy, a nie tylko wtedy, gdy masz do niego jakieś pytania.

3. Bądź szczery i konkretny: nie obiecuj czegoś, czego nie jesteś w stanie zrobić.

4. Wyrażaj się jasno i precyzuj swoje wypowiedzi tak, aby klient nie miał żadnych wątpliwości, co chcesz mu właśnie powiedzieć.

5. Korzystaj z telefonu, jeśli w danej sytuacji mail nie jest dobrym rozwiązaniem.

To tylko wybrane przykłady, jak sprawić, aby komunikacja z klientem przebiegała pomyślnie. Na pierwszy rzut oka wydawać się może, że są one oczywiste. Prawdopodobnie jednak nie są one tak oczywiste dla Twojego zleceniodawcy, który już wcześniej miał złe doświadczenia z innymi freelancerami. Być może właśnie dzięki tej strategii szybciej zdobędziesz zaufanie klienta i wyróżnisz się spośród konkurencji.

Polecam lekturę całego artykułu na www.wakeuplater.com/freelance-lessons