organizacja

Dla każdego freelancera praca w domu ma na pewno wiele zalet, choćby np. tę, że nie trzeba tracić czasu na dojazdy do biura. Brak konieczności wychodzenia z domu ma jednak też kilka wad. Po dłuższym czasie wykonywania pracy zdalnej utrwalamy bowiem pewne zwyczaje, które mają niekoniecznie pozytywny wpływ na naszą aktywność. Są to:

• Chodzenie przez cały dzień w pidżamie – raczej mało prawdopodobne, aby ten rytuał motywował do pracy.

• Brak wyznaczonych godzin pracy – „luźne” godziny pracy prowadzą często do tego, że mniej istotne czynności (jak np. telefonowanie lub oglądanie telewizji) pochłaniają najwięcej naszego czasu w ciągu dnia.

• Brak ruchu – sport to zdrowie – nawet jeśli oznacza to jedynie bieg do autobusu lub zwykły spacer . A brak sportu … to po pewnym czasie kilka dodatkowych kilogramów na wadze.

• Brak wakacji – mimo że koszty urlopu ponosimy w stu procentach sami, przerwa w pracy na pewno dobrze wpłynie na produktywność i kreatywność.

• Brak określonego miejsca pracy – pracować w domu można przy biurku, w kuchni, sypialni, jadalni, na dworze itd. Stałe wyznaczone miejsce pracy pozwala jednak na lepszą koncentrację, a zatem także na lepsze rezultaty.

5 bad work at home habits

Ten problem z pewnością nie jest obcy żadnemu freelancerowi: mimo że ostateczny termin realizacji projetku zbliża się nieuchronnie, jak na złość pojawiają się coraz to inne przeszkody, a wykonanie umowy na czas staje się nierealne. Konsekwencje są wtedy oczywiste:

Twój klient jest niezadowolony i traci do Ciebie zaufanie, bardzo prawdopodobne również, że nie powierzy Ci już żadnego kolejnego projektu. A Twoje szanse na rynku maleją, gdyż powstaje o Tobie negatywna opinia jako specjaliście, który nie potrafi dotrzymywać zobowiązań. Nawet jeśli jesteś doświadczonym specjalistą w swej branży ciągłe opóźnienia mogą na dłuższą metę pogorszyć Twoją sytuację na rynku. O ile za tem zdarzyło Ci się już spóźnić z realizacją projektu (i nie jest Ci to obojętne, bo nie chcesz, aby się to powtórzyło) pomóc może Ci zastosowanie innej metody pracy.

Po pierwsze najlepiej będzie, jeśli podzielisz cały projekt, nad którym pracujesz, na kilka etapów. Powstaje wtedy „optyczne” wrażenie, że pracy nad poszczególnymi etapami jest mniej i przebiega ona systematycznie, kiedy zabierasz się do niej krok po kroku. Pracując w ten sposób będziesz także w stanie skuteczniej oszacować, ile czasu zajmie Ci realizacja pozostałych zadań. Wtedy też możesz w porę dostosować tempo pracy.

Po drugie wyznacz sobie swój „nieoficjalny” termin realizacji – najlepiej kilka dni przed tym prawdziwym. Jest to swego rodzaju zabezpieczenie na wszelkiego rodzaju „usterki”, które mogą jeszcze wystąpić. Mając kilka dni w zapasie możesz naprawić błędy lub dopracować ostatnie szczegóły bez konieczności usprawiedliwiania się przed klientem i proszenia o dodatkowy czas. Masz wtedy pewność, że Twój projekt przygotowany jest optymalnie i dopięty na ostatni guzik, a nie opracowany na „chybił-trafił” i dostarczony w ostatniej chwili.

Postępując zgodnie z tymi dwoma zasadami będzie Ci z pewnością znacznie łatwiej dostarczyć klientowi projekt w ustalonym terminie, a może nawet i wcześniej. Powodzenia!

Zastanawiałeś się kiedykolwiek, ile cennego czasu tracisz na szukanie rzeczy i dokumentów na Twoim biurku? Być może wydaje Ci się, że wcale nie zajmuje Ci to dużo czasu – w końcu to, czego szukasz leży „gdzieś” w zasięgu ręki. W rzeczywistości jednak tracisz dużo cennego czasu na takie „odgrzebywanie”, nie zdając sobie do końca sprawy, że mógłbyś go wykorzystać na bardziej istotne sprawy. Mając uporządkowane  miejsce pracy możesz tak naprawdę zaoszczędzić do kilkudziesięciu minut w ciągu dnia, a w stresowych sytaucjach także i sporo nerwów. Od czego zatem zaczynać? Oto kilka porad:

Precz ze stertami papierów na biurku
Gromadzenie stosów papierów, dokumentów, gazet i czasopism na jednym biurku z pewnością nie należy do efektywnych metod zarządzania czasem. Nawet jeśli niektórzy twierdzą, iż właśnie tylko taka metoda się sprawdza (bo to, co aktualne i najważniejsze, leży zawsze na wierzchu …), to jednak na nie wiele przyda się ona w momencie, gdy potrzebne jest nam coś, co leży w środku, na spodzie lub już (niewiadomo nawet kiedy) zsunęło się i tkwi w jakimś ciasnym kącie. Uniknąć takich czasochłonnych poszukiwań możesz w bardzo łatwy sposób:

• oddziel ważne dokumetny od nieważnych, następnie posortuj te ważne, przygotuj odpowiednie segregatory itp.

• resztę po prostu wyrzuć (a jeśli nie jesteś pewien, czy coś z tych rzeczy będzie Ci jeszcze potrzebne, odłóż lub schowaj je w odpowiednie miejsce – i wyrzuć ewentualnie po pół roku, jeśli dojdziesz do wniosku, że są Ci one rzeczywiście niepotrzebne).

Skłonność do nadużywania karteczek post-it?
Karteczki samoprzylepki to dobry sposób na przypomnienie czegoś ważnego. Jaki mamy jednak z tego pożytek, jeśli na ścianie/ ekranie/ telefonie itp. „roi” się od nich? Im więcej takich przypomnień, tym trudniej odróżnić te najbardziej istotne. W wyniku tego przestajemy zwracać uwagę na którekolwiek z nich, czego naturalną konsekwencją jest przegapienie któregoś z zanotowanych zadań. Aby tego uniknąć

• zerwij śmiało większość z nich, a w przyszłości notuj tylko to, co naprawdę ważne

• w prawidłowej organizacji pracy pomoże Ci bowiem dobrze opracowana …

Lista zadań
Wszystkie zadania, które powinieneś wykonać w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca wypisz na odpowiednio dużej kartce papieru. Wpisz także dzień i ewentualnie godzinę –dzięki temu będziesz lepiej wiedział i „widział”, co jest do zrobienia, do kogo należy zadzwonić, napisać list lub maila itd.

Porządki (nie tylko wiosenne) w szufladach i na półkach
O ile udało Ci się skutecznie zmniejszyć chaos na powierzchni biurka, to papierowe niebezpieczeństwo wciąż kryje się w innych obszarach Twego biura, a tym samym utrudnia Twoja pracę. Także tutaj zasada postępowania jest podobna:

• oddziel to, co ważne od tego, co nieważne

• odpowiednio posortuj (ale tak, abyś mógł to w razie potrzeby szybko znaleźć)

• wyrzuć to, co niepotrzebne

Przed zakończeniem pracy
Niezależnie od tego, czy pracujesz w firmie, czy też we własnym domu staraj się zawsze na koniec dnia uporządkować swoje biurko oraz przejrzeć jeszcze raz, jakie zadania czekają na Ciebie następnego dnia. W ten sposób nie tylko unikniesz przykrych niespodzianek, ale będziesz mógł rozpocząć kolejny dzień od spraw ważniejszych, niż tylko sortowania papierowego kramu z dnia poprzedniego.

Zaczynaj od razu
i staraj się nie doprowadzić do ponownego chaosu – także kolejne jego uprzątnięcie zajmie Ci dużo energii i poraz kolejny zmniejszy Twoją efektywność. Stosując się do tych kilku wskazówek zyskasz naprawdę dużo, a wygospodarowany czas będziesz mógł wykorzystać na istotniejsze lub przyjemniejsze sprawy.

Niedawno ukazał się dosyć ciekawy artykuł, który moim zdaniem dobrze opisuje problem organizacji i umiejętnego zarządzania własnym czasem. Autorem tego artykułu jest Ralf Senftleben i sądzę, że jego pomysły warte są, aby się nad nimi głębiej zastanowić.

Aby zorganizować się możliwie jak najlepiej, warto poświęcić kilka minut na aktywny Brainstorming – jedna ze wskazówek autora. Proces ten należy powtarzać co 2 – 3 miesiące. Celem takiej „burzy mózgu” jest znalezienie najciekawszych pomysłów, a można to zrobić dokończając na przykład podane niżej początki zdań (lub własne propozycje):

- Aby zwiększyć zyski z mojej pracy, powinienem …
- Aby zwiększyć efektywność mojej pracy, powinienem …
- Aby ograniczyć koszty do minimum, powinienem …
- Aby pozyskać nowych klientów, powinienem …
- Aby zwiększyć motywację, powinienem …

Można udzielać po kilka odpowiedzi na każdą z tych propozycji, ale najlepiej jeśli nie trwa to dłużej niż 20 minut. W wyniku takiej kreatywnej „burzy mózgu” na pewno dojdziesz do kilku ciekawych wniosków, jak zorganizować własną działalność lepiej, na przykład:

- możesz pracować nad rozszerzeniem grona Twoich stałych klientów
- możesz przeznaczyć więcej czasu i środków na promocję swej działalności
- możesz tworzyć nowe produkty
- lub udoskonalać te już istniejące
- możesz pobierać opłaty za usługi dodatkowe
- możesz wypróbować nowe metody marketingowe itd.

Jeśli natomiast wydaje Ci się, że Twoje pomysły nie są najlepsze, lub gdy początkowo nie masz ich zbyt dużo, to tym bardziej nie powinno Cię to martwić. To właśnie dopiero z czasem będą pojawiały się wśród nich „perełki” – na pierwszy rzut oka może niepozorne, w rzeczywistości jednak drogocenne wskazówki, o których może słyszałeś i czytałeś tysiące razy, ale jednak nigdy nie rozważałeś, że mogłyby one być także idealnym rozwiązaniem dla Ciebie.

Po zakończeniu tego kreatywnego procesu i gdy masz już wystarczająco dużo odpowiedzi, powinieneś jeszcze raz sprecyzować swe koncepcje, dokładnie określając, jakie są ich cele i jak można je zrealizować.

Taka metoda uzupełniania rozpoczętych zdań to nie tylko dobry sposób na lepszą organizację. Z powodzeniem stosować ją możesz także w innych dziedzinach Twojej działalności. Mogą w niej brać udział również inni – wtedy pomysłów będzie zapewne jeszcze więcej.

Aby jednak przekonać się o skuteczności tej metody, wypróbuj ją najlepiej sam. Powodzenia!

Jako wolny strzelec jesteś zapewne specjalistą w swoim fachu. Posiadasz wiedzę i doświadczenie niezbędne w Twojej dziedzinie. Twoi klienci – zleceniodawcy powierzając Ci ważne projekty oczekują od Ciebie fachowej pomocy. Jako freelancer jesteś jednak bardzo często zdany jedynie na siebie i własne umiejętności. Często zatem zdarzają Ci się sytuacje, kiedy realizacja danego projektu napotyka na przeszkody, których nie mogłeś wcześniej przewidzieć. Co możesz wtedy zrobić? Czy istnieje skuteczny sposób na rozwiązywanie pojawiających się problemów? Poniżej znajduje się kilka porad, które z pewnością ułatwią Ci postępowanie w takich sytuacjach.

Po pierwsze: W czym problem?
Pierwszym etapem rozwiązywania problemu jest rozpoznanie jego przyczyn. Postaraj się dokładnie określić, w jaki sposób on się narodził. Co stanowi w tym momencie największe wyzwanie? Być może sprawa nie jest aż tak poważna, jak Ci się na początku wydawało? Co chcesz osiągnąć? Jak powinno wyglądać rozwiązanie? Czy sprostasz temu zadaniu sam, czy też potrzebujesz pomocy osoby trzeciej?

Po drugie: Zastanów się
Jeśli wiesz już, w czym tkwi problem, powinieneś na spokojnie zastanowić się, jak można go rozwiązać. Na pewno nasuwa Ci się wtedy już kilka propozycji, jak wybrnąć z tej sytuacji. Zanalizuj, jakie korzyści i szkody wynikałyby z tych pomysłów. Po tak rzeczowej analizie z pewnością łatwiej Ci będzie wybrać optymalną strategię. Skonsultuj to także z Twoim klientem.

Po trzecie: Planuj
Zaplanuj, w jaki sposób chcesz zrealizować Twój pomysł. Postaraj się w miarę dokładnie określić, ile czasu potrzebujesz na przeprowadzenie tego planu. Zastanów się, jakie problemy mogą jeszcze wystąpić. Bardzo często zdarza się, że nawet najlepszy plan nie może być na czas zrealizowany z przyczyn, na które nie masz w ogóle wpływu. Nie zapomnij więc uwzględnić, że być może wykonanie zadania zajmie Ci więcej czasu. Na koniec jeszcze raz zastanów się, czy postawione sobie cele są naprawdę realne.

Po czwarte: Realizuj
Jeśli już wiesz, czego chcesz, jakie są Twoje cele i w jaki sposób chcesz je osiągnąć, nie pozostaje Ci już nic innego, jak tylko zabierać się do pracy. Możesz zacząć od rzeczy łatwiejszych, mniej skomplikowanych i przechodzić stopniowo do trudniejszych. Bardzo ważne, abyś nie odkładał niczego na później i postępował według ustalonego wcześniej planu. Bowiem tylko wtedy będziesz w stanie jasno oszacować, na jakim etapie już jesteś.

Po piąte: Kontroluj
W momencie, gdy uporałeś się już z częścią Twych zadań, warto jest jeszcze raz sprawdzić, czy obrana strategia jest nadal właściwa. Możliwe, że w trakcie pracy natknąłeś się na dodatkowe problemy, na których rozwiązanie potrzebujesz więcej czasu. Dobrze, jeśli przewidziałeś taką sytuację w swoim planie. Być może też sam dojdziesz do wniosku, że obrana droga realizacji wcale nie jest odpowiednia i należy podejść do problemu z zupełnie innej strony. Zastanów się wtedy, co możesz zmienić i jaki sposób dopasować strategię do nowych warunków.