planowanie

Jednym z najczęstszych problemów osób prowadzących własny biznes jest niewątpliwie niska efektywność wynikająca z nieumiejętnego zarządzania czasem. Świadomość, że nikt nie sprawdza, kiedy i jak długo pracujemy sprawia, że czasami tracimy poczucie czasu. Wtedy łatwiej jest odwrócić naszą uwagę od wykonywanego zadania. Efekty tego mogą być niekiedy fatalne. Co zrobić, aby wykorzystać czas pracy jak najlepiej, tak aby uniknąć opóźnień oraz zyskać więcej wolnego czasu?

Jedną z najbardziej wydajnych metod zarządzania czasem jest dzielenie pracy na krótkie etapy – od 20 do 40 minut. Chodzi o to, aby przez ten krótki czas skupić się wyłącznie na jednym konkretnym zadaniu. Do tego celu można ustawić zegar tak, aby dzwonił np. po 25 minutach. Wtedy wolno zrobić sobie krótką przerwę, zanim przejdzie się do kolejnego zadania lub wróci do poprzedniego. Najpopularniejszą taką metodą jest „Pomodoro Technique”. Metoda ta zawdzięcza swą nazwę jej wynalazcy Francesco Cirillo, który nazwał ją tak ze względu na wykorzystywany przez niego „rekwizyt” – kuchenny timer w kształcie pomidora.

Najważniejsze z założeń tej techniki zarządzania czasem to:

- określenie zadania, nad którym się pracuje

- ustawienie timera, tak aby dzwonił po 20 – 40 minutach

- w ciągu tego czasu pracujemy bez przerwy

- dopiero po tym, jak zadzwonił zegar, można zrobić sobie krótką przerwę (np. 5 minut)

- po przerwie pracujemy ponownie 20 – 40 minut nad kolejnym zadaniem, aż do kolejnej przerwy

Należy przy tym pamiętać, aby przerwy te nie były zbyt długie, gdyż wtedy trudniej powrócić do wykonywanego zadania. Nie powinno się też przerywać poszczególnych etapów – warto więc wcześniej oszacować, jak długo możemy pracować nad konkretnym zadaniem bez przerywania go. Po wykonaniu czterech takich „pomidorów”, czyli czterech takich krótszych etapów, można zrobić sobie dłuższą, np. 15-minutową przerwę.

Korzyści wynikające z techniki Pomodoro:

- pozwala na pełne skoncentrowanie się nad jednym zadaniem

- mając świadomość, że czas do dyspozycji jest krótki, nie odrywasz uwagi od pracy, np. poprzez częste sprawdzanie skrzynki pocztowej

- pracując nad czymś, co jest mniej interesujące lub wręcz nudne masz świadomość, że niedługo możesz zrobić sobie przerwę

- krótkie przerwy wpływają pozytynie na naszą kreatywność i produktywność

Więcej informacji na temat tego sposobu zarządzania czasem można znaleźć pod http://www.pomodorotechnique.com/

O ile nie jesteś jeszcze szefem samego siebie, być może doświadczyłeś już tej przykrości, kiedy to Twój starannie obmyślany pomysł, został po prostu odrzucony. Być może włożyłeś w to wiele wysiłku i wydawało Ci się, że jest to genialne rozwiązanie, które przyniesie Twojej firmie jedynie korzyści…. Tymczasem jednak rzeczywistość okazuje się brutalna. Twój szef nie skacze z radości, wręcz przeciwnie zbywa Cie mało przekonywującą obietnicą, że się nad tym zastanowi. Masz zatem wrażenie, że szef musi chyba być ślepy, żeby nie widzieć tak oczywistych korzyści i obrażasz się na cały świat, bo nie otrzymałeś tytułu najlepszego pracownika roku w firmie…

O ile takie przyżycia nie są Ci obce i nie chcesz, aby przytrafiło Ci się to po raz kolejny, spójrz na Twój projekt z innej perspektywy – najlepiej z perspektywy Twojego szefa i zastanów się, jakie warunki musiałby spełniać Twój pomysł, aby był tak naprawdę przydatny. Oto kilka wskazówek:

1. Korzyści, koszty, ryzyko
   

   Jeśli nie jesteś w stanie wskazać konkretnych materialnych i niematerialnych korzyści, trudno będzie Ci przekonać innych o swoich racjach. Niemniej ważne są koszty operacji oraz ryzyko jakie się z nią wiąże. Nikt bowiem nie lubi kupowania kota w worku.

2. Mocna strategia

   Sam pomysł – nawet najlepszy – nie wystarczy, aby przekonać o nim innych. O tym, czy całe przedsięwzięcie okaże się sukcesem, decyduje także plan jego wykonania. Szanse, że Twój projekt będzie zaakceptowany wzrastają znacznie, kiedy przedstawisz także skuteczną strategię działania, a nie spoczniesz od razu na laurach, wychodząc z założenia, że „jakoś tam już będzie”.

1. Nieodpowiedni moment

   Być może jednak miałeś „jedynie” pecha, bo nie wyczułeś odpowiedniego momentu na prezentację. Mimo że wszystko szczegółowo opracowałeś, Twój pomysł od samego początku skazany był na porażkę, poniważ Twojej uwadze umknęło, że firma znajduję się np. w wyjątkowo trudnej sytuacji finansowej, albo że obecnie stawiane są inne priorytety itp. Aby takich nieporozumień uniknąć, warto przedyskutować cały problem najpierw z kimś kompetentnym. Dzięki temu wcześniej poznasz reakcje na Twój pomysł oraz zdążysz poprawić krytyczne elementy.

Niestety nikomu nie udało się jeszcze opatentować niezawodnej metody na sukces w prowadzeniu własnej firmy lub działalności. Decyzja o podjęciu pracy tylko i wyłącznie na własny rachunek byłaby wtedy znacznie łatwiejsza. W rzeczywistości jednak takie przedsięwzięcie niesie ze sobą wiele ryzyka, a o jego powodzeniu decyduje wiele niepewnych faktorów.

Pamela Slim, wolny srzelec oraz autorka książki pod tytułem „Escape form Cubicle Nation”, przygotowała listę 10 istotnych rzeczy, które powinieneś koniecznie rozważyć, zanim zdecydujesz się zamienić etat na wolny zawód.

1. Entuzjazm
Aby zrealizować swój plan biznesowy, musisz uzbroić się przede wszystkim w cierpliwość. O ile jednk podchodzisz do całej sprawy z entuzjazmem, to bardzo prawdopodobne, że brak motywacji i wytrwałości nie będą Twoimi największymi problemami, nawet jeśli początkowo nie wszystko będzie przebiegało zgodnie z planem.

Punkty do przemyślenia:
- Czy sprawia Ci przyjemność myśl o pracy, którą będziesz wykonywał na własną rękę?
- Czy podjąłbyś się takiego wyzwania, gdybyś nie musiał martwić się o jakiekolwiek wydatki i
koszty Twojego utrzymania?
- Jesteś pewien, że taka forma życia zawodowego zgodna jest z Twoim planem na życie?
- Czy sukces Twego przedsięwzięcia przyniósłby Ci długotrwałą satysfakcję, nie tylko ze względu na zarobione pieniądze, lecz także dlatego, że sama praca w danej dziedzinie sprawia Ci przyjemność?

2. Biznesplan

Decyzja o podjęciu działalności na własnę rękę bez szczegółowo opracowanego biznesplanu to nierzadko ślepa uliczka bez wyjścia.

Punkty do przemyślenia:
- Wypróbowałeś już, jak Twoje produkty/ usługi byłyby odebrane przez konkretnych klientów?
- Potrafisz spontanicznie wymienić kilka cech, kóre wyróżniają Twoje usługi spośród konkurencji pod względem      wydajności i atrakcyjności?
- Czy w ogóle opracowałeś już jakikolwiek biznesplan i jeśli tak, czy przewiduje on także takie fazy, kiedy będziesz miał przejściowe problemy, np. z płynnością gotówki?

3. Rynek zbytu, na którym istnieje zapotrzebowanie na Twoje usługi

Rzadko zdarza się, aby dany produkt/ dana usługa zawładnęła całym światem. Komu i czemu służyć ma  Twoja działalność i czy potrafiłaby ona w ten sposób rozwiązać problemy tej grupy docelowej?

Punkty do przemyślenia:
- Potrafisz precyzyjnie zlokalizować rynek zbytu oraz grupę potecjalnych klientów dla Twoich usług?
- Masz pomysł, jak i za pomocą jakich środków dotrzeć do tej grupy?
- Dysponujesz wystarczającymi środkami finasowymi, aby zagwarantować odpowiednią jakość?

4. Finanse

Musisz stale pamiętać o finansowym zabezpieczeniu Twojego przedsięwzięcia.

Punkty do przemyślenia:
- Czy Twoja sytuacja finansowa jest ustabilizowana?
- Dysponujesz wystarczającymi środkami materialnymi, aby ewentualnie pokryć koszty utrzymania na okres przynajmniej 6-12 miesięcy?
- Pomyślałeś także o planie awaryjnym, w razie gdyby Twój pomysł się nie powiódł?

5. Marketing

Nawet jeśli masz już konkretne wyobrażenia co do grupy Twoich potencjalnych klientów, musisz pomyśleć o stragegii, dzięki której będziesz z nimi komunikował. Wzajemne poznanie oraz zdobycie zaufania pochłania dużo czasu i wymaga długotrwałej strategii. Lepiej więc podjąć takie działania odpowiednio wcześniej.

Punkty do przemyślenia:
- Czy zdecydowałeś się już na konkretny model marketingowy i wiesz, jak go konsekwentnie zrealizować?
- Pomyślałeś już o własnej stronie internetowej, z której jasno wynika, czemu służą Twoje produkty?
- Podejmowałeś wcześniej jakiekolwiek inne inicjatywy marketingowe, na przykład aktywny udział na forach internowych dotyczących Twojej dziedziny, publikacja artykułów lub np. prowadzenie własnego blogu?

6. Umiejętność sprzedaży

Jako początkującemu wolnemu strzelcowi pewną trudność może sprawić Ci kwestia płatności za wykonane usługi. Warto zatem w takim przypadku zastanowiś się nad poniższymi zagadnieniami.

Punkty do przemyślenia:
- Czemu służy Twój produkt/ Twoja usługa i jakie korzyści wynikają z tego dla odbiorców?
- Jak wygląda proces sprzedaży?
- W jaki sposób wynegocjować optymalną cenę i warunki umowy?

7. Organizacja czasu

Realizacja tak ważnych planów pochłania dużo czasu. Jeśli zatem dalej pracujesz na etacie i jednocześnie rozwijasz swój projekt, niezbędny jest Ci szczegółowy harmonogram pracy.

Punkty do przemyślenia:
- Interesowałeś się różnymi narzędziami, które ułatwiłyby Ci zarządzanie i kontrolę nad rozwojem projektu, np. różne oprogramowania?
- Potrafisz jasno określać priorytety w chwili, gdy przytłoczy Cię nawał pracy?

8. Wsparcie rodziny

Rozpoczęcie własnej działalności oznacza nie tylko ryzyko finansowe, lecz także znaczne obiążenie psychiczne. Dlatego ważne jest, abyś mógł w tym trudnym okresie liczyć na wsparcie ze strony rodziny i bliskich Ci osób.

Pytania do przemyślenia:
- Czy potrafisz zrozumieć obawy lub wątpliwości dotyczące Twoich zamiarów wyrażane przez te osoby?

9. Wsparcie branży/ społeczności

W początkowej fazie Twojej działalności bardzo możliwe jest, że pewne rzeczy będą dla Ciebie zupełnie nowe. Dobrze byłoby więc znać kogoś, kto – dysponując już większym doświadczeniem – poszerzyłyby zakres Twojej wiedzy i umiejętności.

Punkty do przemyślenia:
- Posiadasz już profile w sieciach takich jak Facebook, LinkedIn albo GoldenLine?
- Czy znasz osobę/ osoby, które są w stanie pomóc Ci w każdej chwili lub np. rozwiązać ewentualne problemy techniczne?

10. Zaufanie oraz  krytyczne podejście do rzeczywistości

Obecny kryzys gospodarczy dobitnie świadczy o tym, że nic nie trwa wiecznie. Chociaż trudno wyobrazić sobie, co zdarzy się za np. 10 lat, to jednak jako przedsieębiorca wchdzący na rynek musisz brać pod uwagę różne scenariusze.

Punkty do przemyślenia:
- Posiadasz wystarczająco dużo informacji o rynku, na którym w przyszłości będziesz się poruszał?
- W przypadku niekorzystnych warunków panujących na danym rynku, byłbyś w stanie dopasować strategię działania, nawet jeśli oznaczałoby to rezygnację z części założonych celów?

Zastanawiając się nad powyższymi zagadnieniami z pewnością uda Ci się uniknąć przynajmniej części nieprzyjemnych sytaucji i nieco zmniejszyć ryzyko niepowodzenia. Ponieważ jednak przewidzenie wszystkiego nie jest możliwe, często będziesz stawał w obliczu sytauacji, kiedy to właśnie intuicja oraz szybka reakcja będą decydowały o Twoim sukcesie. Na szczęście są to jednak cechy, które przedstawiciele wolnych zawodów przyswajają sobie bardzo szybko. Życzymy powodzenia!

Jako wolny strzelec jesteś zapewne specjalistą w swoim fachu. Posiadasz wiedzę i doświadczenie niezbędne w Twojej dziedzinie. Twoi klienci – zleceniodawcy powierzając Ci ważne projekty oczekują od Ciebie fachowej pomocy. Jako freelancer jesteś jednak bardzo często zdany jedynie na siebie i własne umiejętności. Często zatem zdarzają Ci się sytuacje, kiedy realizacja danego projektu napotyka na przeszkody, których nie mogłeś wcześniej przewidzieć. Co możesz wtedy zrobić? Czy istnieje skuteczny sposób na rozwiązywanie pojawiających się problemów? Poniżej znajduje się kilka porad, które z pewnością ułatwią Ci postępowanie w takich sytuacjach.

Po pierwsze: W czym problem?
Pierwszym etapem rozwiązywania problemu jest rozpoznanie jego przyczyn. Postaraj się dokładnie określić, w jaki sposób on się narodził. Co stanowi w tym momencie największe wyzwanie? Być może sprawa nie jest aż tak poważna, jak Ci się na początku wydawało? Co chcesz osiągnąć? Jak powinno wyglądać rozwiązanie? Czy sprostasz temu zadaniu sam, czy też potrzebujesz pomocy osoby trzeciej?

Po drugie: Zastanów się
Jeśli wiesz już, w czym tkwi problem, powinieneś na spokojnie zastanowić się, jak można go rozwiązać. Na pewno nasuwa Ci się wtedy już kilka propozycji, jak wybrnąć z tej sytuacji. Zanalizuj, jakie korzyści i szkody wynikałyby z tych pomysłów. Po tak rzeczowej analizie z pewnością łatwiej Ci będzie wybrać optymalną strategię. Skonsultuj to także z Twoim klientem.

Po trzecie: Planuj
Zaplanuj, w jaki sposób chcesz zrealizować Twój pomysł. Postaraj się w miarę dokładnie określić, ile czasu potrzebujesz na przeprowadzenie tego planu. Zastanów się, jakie problemy mogą jeszcze wystąpić. Bardzo często zdarza się, że nawet najlepszy plan nie może być na czas zrealizowany z przyczyn, na które nie masz w ogóle wpływu. Nie zapomnij więc uwzględnić, że być może wykonanie zadania zajmie Ci więcej czasu. Na koniec jeszcze raz zastanów się, czy postawione sobie cele są naprawdę realne.

Po czwarte: Realizuj
Jeśli już wiesz, czego chcesz, jakie są Twoje cele i w jaki sposób chcesz je osiągnąć, nie pozostaje Ci już nic innego, jak tylko zabierać się do pracy. Możesz zacząć od rzeczy łatwiejszych, mniej skomplikowanych i przechodzić stopniowo do trudniejszych. Bardzo ważne, abyś nie odkładał niczego na później i postępował według ustalonego wcześniej planu. Bowiem tylko wtedy będziesz w stanie jasno oszacować, na jakim etapie już jesteś.

Po piąte: Kontroluj
W momencie, gdy uporałeś się już z częścią Twych zadań, warto jest jeszcze raz sprawdzić, czy obrana strategia jest nadal właściwa. Możliwe, że w trakcie pracy natknąłeś się na dodatkowe problemy, na których rozwiązanie potrzebujesz więcej czasu. Dobrze, jeśli przewidziałeś taką sytuację w swoim planie. Być może też sam dojdziesz do wniosku, że obrana droga realizacji wcale nie jest odpowiednia i należy podejść do problemu z zupełnie innej strony. Zastanów się wtedy, co możesz zmienić i jaki sposób dopasować strategię do nowych warunków.