zarządzanie czasem

Jednym z najczęstszych problemów osób prowadzących własny biznes jest niewątpliwie niska efektywność wynikająca z nieumiejętnego zarządzania czasem. Świadomość, że nikt nie sprawdza, kiedy i jak długo pracujemy sprawia, że czasami tracimy poczucie czasu. Wtedy łatwiej jest odwrócić naszą uwagę od wykonywanego zadania. Efekty tego mogą być niekiedy fatalne. Co zrobić, aby wykorzystać czas pracy jak najlepiej, tak aby uniknąć opóźnień oraz zyskać więcej wolnego czasu?

Jedną z najbardziej wydajnych metod zarządzania czasem jest dzielenie pracy na krótkie etapy – od 20 do 40 minut. Chodzi o to, aby przez ten krótki czas skupić się wyłącznie na jednym konkretnym zadaniu. Do tego celu można ustawić zegar tak, aby dzwonił np. po 25 minutach. Wtedy wolno zrobić sobie krótką przerwę, zanim przejdzie się do kolejnego zadania lub wróci do poprzedniego. Najpopularniejszą taką metodą jest „Pomodoro Technique”. Metoda ta zawdzięcza swą nazwę jej wynalazcy Francesco Cirillo, który nazwał ją tak ze względu na wykorzystywany przez niego „rekwizyt” – kuchenny timer w kształcie pomidora.

Najważniejsze z założeń tej techniki zarządzania czasem to:

- określenie zadania, nad którym się pracuje

- ustawienie timera, tak aby dzwonił po 20 – 40 minutach

- w ciągu tego czasu pracujemy bez przerwy

- dopiero po tym, jak zadzwonił zegar, można zrobić sobie krótką przerwę (np. 5 minut)

- po przerwie pracujemy ponownie 20 – 40 minut nad kolejnym zadaniem, aż do kolejnej przerwy

Należy przy tym pamiętać, aby przerwy te nie były zbyt długie, gdyż wtedy trudniej powrócić do wykonywanego zadania. Nie powinno się też przerywać poszczególnych etapów – warto więc wcześniej oszacować, jak długo możemy pracować nad konkretnym zadaniem bez przerywania go. Po wykonaniu czterech takich „pomidorów”, czyli czterech takich krótszych etapów, można zrobić sobie dłuższą, np. 15-minutową przerwę.

Korzyści wynikające z techniki Pomodoro:

- pozwala na pełne skoncentrowanie się nad jednym zadaniem

- mając świadomość, że czas do dyspozycji jest krótki, nie odrywasz uwagi od pracy, np. poprzez częste sprawdzanie skrzynki pocztowej

- pracując nad czymś, co jest mniej interesujące lub wręcz nudne masz świadomość, że niedługo możesz zrobić sobie przerwę

- krótkie przerwy wpływają pozytynie na naszą kreatywność i produktywność

Więcej informacji na temat tego sposobu zarządzania czasem można znaleźć pod http://www.pomodorotechnique.com/

Ten problem z pewnością nie jest obcy żadnemu freelancerowi: mimo że ostateczny termin realizacji projetku zbliża się nieuchronnie, jak na złość pojawiają się coraz to inne przeszkody, a wykonanie umowy na czas staje się nierealne. Konsekwencje są wtedy oczywiste:

Twój klient jest niezadowolony i traci do Ciebie zaufanie, bardzo prawdopodobne również, że nie powierzy Ci już żadnego kolejnego projektu. A Twoje szanse na rynku maleją, gdyż powstaje o Tobie negatywna opinia jako specjaliście, który nie potrafi dotrzymywać zobowiązań. Nawet jeśli jesteś doświadczonym specjalistą w swej branży ciągłe opóźnienia mogą na dłuższą metę pogorszyć Twoją sytuację na rynku. O ile za tem zdarzyło Ci się już spóźnić z realizacją projektu (i nie jest Ci to obojętne, bo nie chcesz, aby się to powtórzyło) pomóc może Ci zastosowanie innej metody pracy.

Po pierwsze najlepiej będzie, jeśli podzielisz cały projekt, nad którym pracujesz, na kilka etapów. Powstaje wtedy „optyczne” wrażenie, że pracy nad poszczególnymi etapami jest mniej i przebiega ona systematycznie, kiedy zabierasz się do niej krok po kroku. Pracując w ten sposób będziesz także w stanie skuteczniej oszacować, ile czasu zajmie Ci realizacja pozostałych zadań. Wtedy też możesz w porę dostosować tempo pracy.

Po drugie wyznacz sobie swój „nieoficjalny” termin realizacji – najlepiej kilka dni przed tym prawdziwym. Jest to swego rodzaju zabezpieczenie na wszelkiego rodzaju „usterki”, które mogą jeszcze wystąpić. Mając kilka dni w zapasie możesz naprawić błędy lub dopracować ostatnie szczegóły bez konieczności usprawiedliwiania się przed klientem i proszenia o dodatkowy czas. Masz wtedy pewność, że Twój projekt przygotowany jest optymalnie i dopięty na ostatni guzik, a nie opracowany na „chybił-trafił” i dostarczony w ostatniej chwili.

Postępując zgodnie z tymi dwoma zasadami będzie Ci z pewnością znacznie łatwiej dostarczyć klientowi projekt w ustalonym terminie, a może nawet i wcześniej. Powodzenia!

Zastanawiałeś się kiedykolwiek, ile cennego czasu tracisz na szukanie rzeczy i dokumentów na Twoim biurku? Być może wydaje Ci się, że wcale nie zajmuje Ci to dużo czasu – w końcu to, czego szukasz leży „gdzieś” w zasięgu ręki. W rzeczywistości jednak tracisz dużo cennego czasu na takie „odgrzebywanie”, nie zdając sobie do końca sprawy, że mógłbyś go wykorzystać na bardziej istotne sprawy. Mając uporządkowane  miejsce pracy możesz tak naprawdę zaoszczędzić do kilkudziesięciu minut w ciągu dnia, a w stresowych sytaucjach także i sporo nerwów. Od czego zatem zaczynać? Oto kilka porad:

Precz ze stertami papierów na biurku
Gromadzenie stosów papierów, dokumentów, gazet i czasopism na jednym biurku z pewnością nie należy do efektywnych metod zarządzania czasem. Nawet jeśli niektórzy twierdzą, iż właśnie tylko taka metoda się sprawdza (bo to, co aktualne i najważniejsze, leży zawsze na wierzchu …), to jednak na nie wiele przyda się ona w momencie, gdy potrzebne jest nam coś, co leży w środku, na spodzie lub już (niewiadomo nawet kiedy) zsunęło się i tkwi w jakimś ciasnym kącie. Uniknąć takich czasochłonnych poszukiwań możesz w bardzo łatwy sposób:

• oddziel ważne dokumetny od nieważnych, następnie posortuj te ważne, przygotuj odpowiednie segregatory itp.

• resztę po prostu wyrzuć (a jeśli nie jesteś pewien, czy coś z tych rzeczy będzie Ci jeszcze potrzebne, odłóż lub schowaj je w odpowiednie miejsce – i wyrzuć ewentualnie po pół roku, jeśli dojdziesz do wniosku, że są Ci one rzeczywiście niepotrzebne).

Skłonność do nadużywania karteczek post-it?
Karteczki samoprzylepki to dobry sposób na przypomnienie czegoś ważnego. Jaki mamy jednak z tego pożytek, jeśli na ścianie/ ekranie/ telefonie itp. „roi” się od nich? Im więcej takich przypomnień, tym trudniej odróżnić te najbardziej istotne. W wyniku tego przestajemy zwracać uwagę na którekolwiek z nich, czego naturalną konsekwencją jest przegapienie któregoś z zanotowanych zadań. Aby tego uniknąć

• zerwij śmiało większość z nich, a w przyszłości notuj tylko to, co naprawdę ważne

• w prawidłowej organizacji pracy pomoże Ci bowiem dobrze opracowana …

Lista zadań
Wszystkie zadania, które powinieneś wykonać w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca wypisz na odpowiednio dużej kartce papieru. Wpisz także dzień i ewentualnie godzinę –dzięki temu będziesz lepiej wiedział i „widział”, co jest do zrobienia, do kogo należy zadzwonić, napisać list lub maila itd.

Porządki (nie tylko wiosenne) w szufladach i na półkach
O ile udało Ci się skutecznie zmniejszyć chaos na powierzchni biurka, to papierowe niebezpieczeństwo wciąż kryje się w innych obszarach Twego biura, a tym samym utrudnia Twoja pracę. Także tutaj zasada postępowania jest podobna:

• oddziel to, co ważne od tego, co nieważne

• odpowiednio posortuj (ale tak, abyś mógł to w razie potrzeby szybko znaleźć)

• wyrzuć to, co niepotrzebne

Przed zakończeniem pracy
Niezależnie od tego, czy pracujesz w firmie, czy też we własnym domu staraj się zawsze na koniec dnia uporządkować swoje biurko oraz przejrzeć jeszcze raz, jakie zadania czekają na Ciebie następnego dnia. W ten sposób nie tylko unikniesz przykrych niespodzianek, ale będziesz mógł rozpocząć kolejny dzień od spraw ważniejszych, niż tylko sortowania papierowego kramu z dnia poprzedniego.

Zaczynaj od razu
i staraj się nie doprowadzić do ponownego chaosu – także kolejne jego uprzątnięcie zajmie Ci dużo energii i poraz kolejny zmniejszy Twoją efektywność. Stosując się do tych kilku wskazówek zyskasz naprawdę dużo, a wygospodarowany czas będziesz mógł wykorzystać na istotniejsze lub przyjemniejsze sprawy.